Kerangka Acuang Kerja Sistem Informasi Manajemen Program Kerja

A. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Tengah mempunyai tugas pokok membantu Gubernur dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di bidang Manajemen PNS Daerah. Dalam rangka pelaksanaan tugasnya, BKD mempunyai fungsi sebagai perencana, pengembang, dan pelayan administrasi kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Fungsi-fungsi tersebut dapat terwujud bila didukung sistem tata kerja yang jelas, rinci serta dukungan SDM berkualitas dan handal yang dapat bekerja sama mencapai tujuan organisasi dalam mendukung rangka mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam organisasi. 

Sesuai pasal 34 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian bahwa untuk kelancaran pelaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah dibentuk Badan Kepegawaian Daearah yang merupakan perangkat daerah. Selanjutnya pada Keputusan Presiden Nomor 159 Tahun 2000 tentang Pedoman Pembentukan Badan Kepegawaian Daerah bahwa yang dimaksud dengan Badan kepegawaian Daerah adalah perangkat daerah yang melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil dalam membantu tugas pokok Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah.

Di dalam anggaran perubahan tahun 2015 ini Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa tengah berencana untuk membuat Sistem Informasi Manajemen Program Kerja yang akan digunakan secara internal BKD Prov. Jateng untuk kepentingan tertentu.

2. Maksud dan Tujuan

maksud dan tujuan pembuatan sistem informasi ini adala hsebagai berikut :

1.  Mencatat realisasi keuangan yang terintegrasi dari aplikasi Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) dan realisasi fisik serta target fisik yang sudah ditetapkan oleh Biro Bangda

2. Mencatat jadwal pelaksanaan kegiatan yang akan datang, sehingga masing-masing bidang dapat mempunyai reminder/pengingat tentang list kegiatan yang sudah mendekati jadwal pelaksanaan ataupun yang sudah melebihi jadwal pelaksanaan

3. Membuat laporan triwulan yang dikirimkan ke Bappeda

3. Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai dengan adanya sistem informasi ini adalah sebagai berikut:

1.  Tersedianya Data Program dan Kegiatan dari Sistem Penganggaran eBudgeting/SIMDA2016 yang terintegrasikan

2. Tersedianya breakdown data program dan kegiatan untuk masing-masing sub kegiatan perbidang yang ada di BKD 

3. Tersedianya breakdown masing-masing sub kegiatan menjadi rincian pelaksanaan kegiatan disertai dengan target output PNS dan PNS yang bertanggung jawab sebagai pelaksana dari rincian tersebut

4. Nama Organisasi Peminta Jasa

Nama organisasi peminta jasa adalah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa tengah.

5. Waktu Pelaksanaan

Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembuatan sistem informasi ini adalah selama 2 bulan dari Bulan Oktober 2015 hingga November 2015.

B. RUANG LINGKUP PEKERJAAN

1. Lingkup Kegiatan

Ruang Lingkup Kegiatan yang akan dilakukan dalam pengerjaan proyek sistem informasi ini adalah sebagai berikut:

- Perancangan dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan

- Perancangan Sistem

- Implementasi Sistem

- Testing Sistem

- Pemeliharaan Sistem

2. Lokasi Kegiatan

Lokasi kegiatan pengerjaan proyek pembuatan Sistem Informasi Manajemen Program Kerja adalah di tempat penerima jasa proyek dan kantor BKD Provinsi Jawa Tengah

3. Data dan Fasilitas Penunjang

Pembiayaan Pembuatan Aplikasi Pengendalian Internal pada Badan Kepegawaian Daerah dibebankan APBD Perubahan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2015 DPA Nomor 3679/DPPA/2015 tanggal 13 Oktober 2015 Rekening 120.27.0026.5.2.2.21.05 Kegiatan Pengembangan Layanan Informasi Administrasi Kepegawaian serta Sinkronisasi Kebijakan Bidang Kepegawaian di Jateng mulai dari perencanaan sampai dengan pelaporan.

C. SERAHAN PEKERJAAN

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah : 

1. Perangkat lunak Pembuatan Aplikasi Pengendalian Internaluntuk mendukung Kegiatan Pengelolaan dan monitoring Data Program dan Kegiatan di BKD Provinsi Jawa Tengah sehingga dapat diperoleh informasi yang cepat, tepat dan akurat demi terselenggaranya tertib administrasi pengelolaan keuangan dan pertanggung jawaban

2. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain kebutuhan sistem, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program

3. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa buku manual

4. Dokumentasi SOP (System Operation Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)

5. Instalasi aplikasi

6. Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan

D. TENAGA AHLI

Tenaga ahli yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut:

1. Tenaga Ketua Tim (Team Leader)

2. Tenaga Ahli Sistem Analis

3. Tenaga Ahli DatabaseSpecialist

4. Tenaga Ahli Programmer/Application Development

5. Tenaga ahli Jaringan Komputer

6. Tenaga Penguji (Tester)

7. Tenaga Administrasi

8. Tenaga Pelatih (Trainer)

F. RENCANA PEMBIAYAAN KEGIATAN

Pembiayaan Pembuatan Aplikasi Pengendalian Internal pada Badan Kepegawaian Daerah dibebankan APBD Perubahan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2015 DPA Nomor 3679/DPPA/2015 tanggal 13 Oktober 2015 Rekening 120.27.0026.5.2.2.21.05 Kegiatan Pengembangan Layanan Informasi Administrasi Kepegawaian serta Sinkronisasi Kebijakan Bidang Kepegawaian di Jateng mulai dari perencanaan sampai dengan pelaporan.

G. REVISI

1. Pada bagian A.1 latar belakang belum mengarah ke permasalahan yang ada
2. Pada bagian A.2 maksud dan tujuan belum terpisah dan belum mengarah ke maksud aplikasi dan tujuan dari aplikasi yang akan dibuat
3. Pada bagian A.4 nama organisasi perlu diperjelas bagian apa dalam organisasi tersebut dan alamat bagian tersebut
4. Bagian B.3 masih salah
5. Penyebutan proyek yang tidak konsisten